Kako bolje upravljanje službenim putovanjima može postati poslovna prednost vaše tvrtke?

Maknite administraciju s radnih stolova vaših ključnih ljudi.
Uvedite jasan proces, smanjite skrivene troškove i vratite fokus timu na primarni posao.

Svako službeno putovanje ima svoj vidljivi i nevidljivi dio. Vidljivi dio su odrađeni sastanci, potpisani ugovori i realizirani projekti na terenu. Nevidljivi dio je operativni teret koji se događa prije nego što zaposlenik uopće krene na put.

U poslovanju gdje fokus tima izravno utječe na rezultate, način na koji upravljate tom logistikom postaje bitan faktor. Kada se organizacija putovanja prepusti improvizaciji, tvrtka gubi vrijeme na rješavanje operativne birokracije. Uspostavljanjem jasnog i predvidljivog sustava taj se teret miče iz ureda, a ključni ljudi zadržavaju fokus na svom primarnom poslu.

1. Zašto organizacija službenih putovanja često postane nevidljiv problem u tvrtki?

Logistički izazovi u tvrtki rijetko nastaju odjednom. Oni se u poslovanje uvlače postupno, prateći rast broja zaposlenika i projekata, te s vremenom postaju svakodnevno opterećenje za ured.

Kada tvrtka ima svega nekoliko zaposlenika, dogovor o odlasku na poslovni sastanak u inozemstvo traje pet minuta. Sve se rješava unutar tima, kroz jedan interni e-mail ili brzu poruku. Međutim, kada organizacija naraste na 20, 50 ili više ljudi, ad-hoc dogovori postaju ozbiljna operativna kočnica.

Na površini sve može izgledati u redu. Zaposlenici stižu na odredišta, sastanci se održavaju, a računi se na kraju nekako plaćaju.
No, stvarni uvid u svakodnevicu ureda otkriva tko zapravo rješava operativne zadatke:

Ključni inženjeri i konzultanti troše radne sate na pretraživanje letova i smještaja umjesto na rješavanje zadataka za klijente.
Voditelji prodaje prekidaju pripremu važnog sastanka kako bi rješavali nepredviđene probleme i izmjene vezane uz samo putovanje.
Ured menadžeri i administrativni tim dobar dio dana provode u komunikaciji oko storniranja, promjena termina i prikupljanja dokumentacije.

Organizacija službenih putovanja bez jasno postavljenog sustava stvara trošak koji nećete vidjeti kao zasebnu stavku u bilanci. Taj se trošak plaća kroz pad učinkovitosti i gubitak fokusa zaposlenika koji bi trebali raditi posao za koji su stručni.

Međutim, intenzitet ovog problema nije isti za svaku tvrtku, on u potpunosti ovisi o tome u kojoj se fazi rasta i na kojem se volumenu putovanja trenutno nalazite.

2. Koliko službenih putovanja godišnje vaša tvrtka zapravo organizira?

Broj službenih putovanja često jasno pokazuje je li postojeći način organizacije još uvijek održiv. Ono što bez problema funkcionira kada tvrtka organizira nekoliko putovanja godišnje, može postati ozbiljno administrativno opterećenje kada se njihov broj poveća.

Ipak, same brojke nisu jedini kriterij. Važnije je pitanje što se događa u vašem uredu kada se putovanja počnu ponavljati.

Ako imate svega nekoliko putovanja godišnje, velika je vjerojatnost da se većina logistike rješava ad-hoc metodama. Zaposlenici se međusobno dogovore, netko iz administracije usput riješi potrebne rezervacije, a računovodstvo naknadno obradi dokumentaciju.

No, s rastom volumena, počinju se pojavljivati drugačiji simptomi:

1–10 putovanja godišnje

"Još uvijek imate osjećaj da sve držite pod kontrolom."

Na ovom volumenu problem se rijetko primjećuje jer se radi o malom broju slučajeva. Međutim, dio vremena zaposlenika već tada tiho odlazi na traženje opcija, međusobno usklađivanje letova i rješavanje pojedinačnih zahtjeva.

10–30 putovanja godišnje

"Počinju se javljati prvi operativni problemi."

Organizacija počinje stvarati primjetnu količinu administracije. Pojavljuju se prve promjene termina, otkazivanja, dodatna dokumentacija i veći broj troškova koje treba pratiti. U taj se proces sve češće uključuju administracija i računovodstvo, iako to nije njihov primarni posao.

30–100 putovanja godišnje

"Administracija postupno postaje zaseban posao."

Putovanja više nisu usputni zadatak. Pokazuje se jasna potreba za definiranjem toga tko odobrava putovanja, koji se budžeti primjenjuju i kako se troškovi prate. Bez dogovorenih pravila, različiti zaposlenici počinju organizirati ista putovanja na potpuno različite načine.

100+ putovanja godišnje

"Bez standardiziranog procesa sustav više nije održiv."

Kod ovakvog volumena teško je održavati učinkovitost ako se svako putovanje rješava zasebno. Potreba za jasnim sustavom ovdje je najizraženija jer više ljudi sudjeluje u organizaciji, odobravanju i administraciji, a pogreške i nepotrebni koraci postaju iznimno skupi.

Ove brojke nisu stroga granica nakon koje je nužno mijenjati način rada. Važnije je prepoznati stvarne simptome u uredu: zaposlenici troše sve više vremena na organizaciju, administracija se stalno bavi putovanjima, računovodstvo ručno obrađuje velik broj pojedinačnih računa, a nitko nema potpun pregled nad time koliko resursa cijeli proces zapravo zahtijeva.

Ne možete isti način organizacije koji je funkcionirao za pet putovanja jednostavno preslikati na pedeset. Kako volumen raste, raste i cijena svakog suvišnog koraka u procesu.

A kada se ti koraci zbroje kroz cijelu poslovnu godinu, dolazimo do ključnog pitanja: koliko vremena i novca vaša tvrtka zapravo troši na administraciju službenih putovanja?

3. Koliko vremena i novca zapravo odlazi na administraciju službenih putovanja?

Kada se govori o troškovima službenih putovanja, najčešće se gledaju iznosi koji se lako pronalaze na računima za prijevoz i smještaj. Međutim, postoji i druga vrsta troška koju je puno teže uočiti: vrijeme zaposlenika utrošeno na organizaciju i popratnu administraciju.

To vrijeme nije besplatno samo zato što se ne pojavljuje kao zasebna stavka na računima dobavljača.

Ako zaposlenik čija je primarna uloga prodaja, vođenje projekata, inženjerski rad ili upravljanje timom provede nekoliko sati na organizaciji putovanja, tvrtka taj rad plaća kroz njegovu redovnu satnicu. Istovremeno, u tim satima on ne obavlja posao zbog kojeg je zaposlen.

Kada se taj proces raščlani po odjelima, postaje jasno da problem tiho zahvaća cijelu organizaciju:

Projektni voditelji i inženjeri: usklađuju termine putovanja s rasporedom na terenu i provjeravaju logističke detalje umjesto da rješavaju tehničke izazove.
Voditelji prodaje i komercijalisti: troše vrijeme na koordinaciju i izmjene ruta umjesto na pripremu sastanaka i komunikaciju s klijentima.
Office manageri i administracija: preuzimaju na sebe velik broj pojedinačnih upita, promjena termina i komunikaciju s hotelima.
Računovodstvo: naknadno prikuplja, usklađuje i ručno knjiži velik broj pojedinačnih računa i izvadaka s kartica.

Problem nastaje kada se svaki od tih zadataka promatra izolirano. Jedan e-mail traje nekoliko minuta. Jedna izmjena rasporeda desetak minuta. Sami za sebe, ovi koraci ne izgledaju kao značajan trošak. No, kada se isti proces ponavlja desetke puta tijekom godine i uključuje više ljudi, ukupno utrošeno vrijeme postaje ozbiljan resurs.

Zato je korisnije promatrati ukupni trošak procesa, a ne samo cijenu same karte ili smještaja.

Ako za ilustraciju uzmemo interni trošak rada od 50 € po satu, zaposlenik koji potroši četiri sata na administraciju jednog putovanja predstavlja 200 € internog troška. To je iznos koji je plaćen prije nego što se uopće uračuna vrijednost posla koji je ta osoba za četiri sata mogla stvoriti za tvrtku.

Kako volumen putovanja raste, ovaj se problem progresivno umnožava. Više ljudi sudjeluje u procesu, što znači više komunikacije, više promjena i više administrativnih koraka. No, izravni financijski gubitak kroz sate rada zapravo je samo vidljivi dio problema.

Puno ozbiljnije pitanje za poslovanje glasi: što se događa s produktivnošću kada vaši ključni ljudi moraju prekinuti svoj primarni rad kako bi se bavili logistikom?

4. Najveći trošak poslovnih putovanja nije cijena zrakoplovne karte nego gubitak fokusa

Vrijeme zaposlenika ne troši se samo na samu organizaciju putovanja. Problem nastaje i svaki put kada zaposlenik mora prekinuti svoj primarni posao kako bi riješio neki operativni detalj vezan uz putovanje.

Za inženjera koji radi na projektu, voditelja koji priprema strategiju ili komercijalista koji se priprema za važan sastanak, takav prekid nije samo nekoliko minuta telefonskog poziva. Nakon rješavanja problema potrebno je ponovno uspostaviti fokus i vratiti se na zadatak koji je bio prekinut.

Bez jasno definiranog procesa takvi se prekidi mogu pojaviti u različitim fazama putovanja:

Prije puta: Zaposlenik umjesto pripreme za sastanak ili rada na projektu provjerava različite mogućnosti, usklađuje termine i rješava organizacijske detalje.
Tijekom puta: Kašnjenje, promjena rasporeda ili drugi nepredviđeni problem zahtijeva dodatnu komunikaciju i organizaciju, pa zaposlenik sam preuzima ulogu osobe koja rješava logistiku na terenu.
Nakon puta: Potrebno je prikupiti dokumentaciju, uskladiti troškove i riješiti preostale administrativne obveze povezane s putovanjem.

Svaki od tih zadataka pojedinačno može izgledati beznačajno. Problem nastaje kada se oni ponavljaju kroz desetke putovanja i uključuju ljude čije je vrijeme potrebno za druge poslovne zadatke.

Najveći trošak zato nije nužno iznos plaćen za prijevoz ili smještaj. Trošak nastaje u trenutku kada stručna osoba prekida posao koji stvara vrijednost za tvrtku kako bi se bavila operativnim zadatkom koji nije dio njezine primarne uloge.

Zbog toga neke tvrtke pokušavaju problem riješiti uvođenjem novih alata i aplikacija za booking. Tehnologija može pojednostaviti pojedini korak, ali ne rješava pitanje koje je važnije: tko je odgovoran za cijeli proces i prema kojim se pravilima on odvija?

5. Zašto problem nije booking nego nepostojanje procesa?

Današnji alati i aplikacije za samostalno rezerviranje putovanja dizajnirani su tako da budu brzi i jednostavni za korištenje. Zato se u tvrtkama ponekad smatra da je proces organizacije putovanja riješen čim zaposlenici imaju pristup takvim platformama. Međutim, sama mogućnost rezervacije ne rješava organizacijski dio procesa.

Problem rijetko leži u tome je li teško rezervirati putovanje. Pravi izazov je sve ono što se događa prije i nakon same rezervacije, tko donosi odluke, prema kojim pravilima, tko odobrava trošak i tko preuzima odgovornost kada se okolnosti promijene.

Kada tvrtka nema jasno definiran proces upravljanja službenim putovanjima, svako novo putovanje organizira se ispočetka i u velikoj mjeri ovisi o individualnoj procjeni zaposlenika. To u svakodnevnom poslovanju stvara nekoliko konkretnih problema:

Nema jasnih pravila (Travel Policy): Bez unaprijed definiranih okvira zaposlenik sam procjenjuje koji je trošak prihvatljiv, koje su opcije u skladu s politikom tvrtke i kada je potrebno dodatno odobrenje. Posljedica su različite odluke i različiti troškovi za slična putovanja.
Odobrenja ovise o pojedincima: Kada ne postoji jasno definiran način odobravanja, svaki zahtjev prolazi kroz dodatnu komunikaciju između zaposlenika, nadređenih i administracije. Što je više putovanja, to takav način rada stvara više nepotrebnih koraka.
Izvanredne situacije ponovno vraćaju problem zaposleniku: Kada dođe do promjene rasporeda, otkazivanja ili drugog nepredviđenog problema, osoba koja putuje često ponovno mora sama tražiti rješenje ili uključivati administraciju i druge kolege.

Tehnologija i aplikacije mogu biti korisni alati za pojedine dijelove procesa. Međutim, ove platforme same po sebi ne definiraju interna pravila, odgovornosti i način na koji se putovanja trebaju organizirati.

Zato organizacija službenih putovanja nije samo pitanje toga gdje i kako rezervirati putovanje. To je poslovni proces koji treba imati jasna pravila, odgovornosti i način provedbe.

Ako želite detaljnije pogledati kako izgleda organizacija poslovnih putovanja kada taj proces preuzme vanjski partner, više informacija pronaći ćete na stranici Poslovna putovanja.

Ako je proces jednom definiran, sljedeće pitanje je tko ga može dugoročno provoditi, pratiti i prilagođavati stvarnim potrebama tvrtke kako ona raste.

6. Zašto tvrtke dugoročno biraju jednog partnera za upravljanje službenim putovanjima?

Kada se donese odluka o uvođenju jasnog procesa, tvrtke se susreću s pitanjem kako taj proces operativno održavati. Jedna opcija je rješavanje svakog putovanja zasebno, slanjem upita različitim agencijama ili prepuštanjem zaposlenicima da sami traže opcije. Druga opcija je odabir jednog stalnog partnera.

Ad-hoc način rada može funkcionirati kada je broj putovanja mali. Međutim, s rastom volumena i složenosti poslovanja postaje sve važnije imati partnera koji poznaje način rada tvrtke i može taj proces provoditi dosljedno.

Suradnja s jednim stalnim partnerom donosi vrijednost upravo kroz kontinuitet i poznavanje vaše tvrtke:

Upoznavanje internih procesa: Stalni partner razumije strukturu vaše tvrtke, zna tko unutar ureda smije slati zahtjeve, tko ih i na koji način odobrava te kako vaši interni procesi funkcioniraju u praksi.
Provedba politika putovanja: Umjesto da vaši menadžeri troše vrijeme provjeravajući drži li se svaki zaposlenik dogovorenog budžeta, partner može pripremati opcije u skladu s vašim internim pravilima.
Poznavanje preferencija putnika: Kada se putovanja ponavljaju na istim relacijama ili unutar istog tima, partner poznaje specifične zahtjeve vaših zaposlenika, od preferiranih ruta i aviokompanija do specifičnih potreba za smještaj.
Predvidljivost za računovodstvo: Dugoročna suradnja omogućuje uspostavljanje standardiziranog modela obrade dokumentacije i usklađivanja troškova koji odgovara načinu rada vašeg računovodstva.

Cilj ovakvog modela nije samo kupiti zrakoplovnu kartu ili rezervirati smještaj. Cilj je imati produženu ruku vlastitog ureda ,nekoga tko razumije kako vaša tvrtka radi i koji su joj operativni prioriteti.

Ako vas zanima kako se takav pristup može dodatno prilagoditi specifičnim potrebama vaše tvrtke i pojedinog putovanja, više o tome možete pročitati na stranici Personalizirana poslovna putovanja.

Upravo na tom principu dubinskog poznavanja potreba klijenata gradimo suradnju u Awayu. Ne funkcioniramo samo kao servis kojem šaljete pojedinačne upite kada vam zatreba karta. Naš je cilj preuzeti dogovoreni dio logistike i osigurati da se vaša pravila i procesi provode dosljedno, kako bi se vaš tim mogao posvetiti svom primarnom poslu.

A kako ta suradnja izgleda u svakodnevnoj praksi?

7. Kako izgleda suradnja u svakodnevnoj praksi?

Da bi ovakav model funkcionirao, suradnja mora biti jednostavna i predvidljiva za vaš tim. Cilj nije dodati još jedan korak u organizaciju putovanja, već dio operativnog posla maknuti iz vašeg ureda.

U svakodnevnom poslovanju proces se može svesti na tri jasna koraka:

1. Slanje zahtjeva

Vaš zaposlenik ili osoba zadužena za organizaciju putovanja šalje osnovne informacije o putovanju: odredište, datume, okvirne termine i eventualne posebne zahtjeve. Nema potrebe da zaposlenik samostalno pretražuje različite platforme i uspoređuje velik broj opcija.

2. Priprema i odabir ponude

Na temelju primljenih informacija i prethodno dogovorenih pravila i preferencija, Away priprema odgovarajuće opcije. Vaš tim dobiva pregled rješenja koja odgovaraju konkretnom putovanju, a nakon odabira možemo nastaviti s realizacijom bez ponavljanja cijelog procesa.

3. Realizacija i dokumentacija

Nakon potvrde, Away obavlja dogovorene rezervacijske i organizacijske aktivnosti, uključujući izdavanje karata i potvrdu smještaja i transfera. Prateća dokumentacija i računi dostavljaju se na način koji je prethodno dogovoren s vašom tvrtkom i prilagođen internim potrebama.

Vrijednost ovakvog modela nije u tome da zaposlenik više nikada ne mora komunicirati oko putovanja. Vrijednost je u tome što više ne mora samostalno prolaziti kroz cijeli operativni process, od traženja opcija i njihove međusobne usporedbe do komunikacije s različitim pružateljima usluga i rješavanja promjena.

Umjesto da svaki zaposlenik iznova organizira svoje putovanje, postoji poznat proces i partner koji već razumije način na koji vaša tvrtka radi.

Kada se takav način rada uspostavi, pitanje više nije samo koliko vremena možete uštedjeti na pojedinom putovanju, već što ta promjena dugoročno znači za svakodnevno funkcioniranje vaše tvrtke.

8. Što vaša tvrtka dobiva kada operativnu organizaciju službenih putovanja prepusti partneru?

Uspostavljanje jasnog procesa i preuzimanje operativne organizacije od strane stalnog partnera ne znači samo manje administracije. Najveća vrijednost je u tome što se vrijeme i odgovornost povezani s putovanjima više ne raspršuju kroz različite ljude i odjele.

Kada je proces jasno postavljen, vaša tvrtka dobiva nekoliko konkretnih koristi:

Više vremena za osnovni posao: Inženjeri, voditelji projekata i komercijalisti manje vremena troše na organizaciju putovanja i mogu se usredotočiti na zadatke zbog kojih su ključni za poslovanje.
Manje prekida rada: Operativni detalji vezani uz putovanja ne moraju se rješavati svaki put iznova unutar različitih odjela, čime se smanjuje broj nepotrebnih prekida tijekom radnog dana.
Jasnije odgovornosti: Kada postoji definiran proces i poznata kontaktna točka, zaposlenici znaju kome se obraćaju, a interna odgovornost za odobravanje i pravila ostaje jasno postavljena.
Jednostavnija administracija: Dokumentacija i komunikacija organiziraju se prema unaprijed dogovorenom načinu rada, što računovodstvu i administraciji olakšava praćenje i obradu troškova.

Vrijednost u ovome modelu vaših zaposlenika je u tome što više ne moraju sami prolaziti kroz cijeli process, od traženja opcija i usklađivanja termina do izmjena, potvrda i popratne administracije.

Upravo zato dugoročna suradnja s partnerom ima smisla kada broj putovanja i složenost poslovanja počnu rasti. Proces se može prilagođavati stvarnim potrebama tvrtke, dok se operativni teret ne vraća svaki put na isti stol unutar ureda.

Razgovarajmo o vašem procesu

Svaka tvrtka ima drugačiju organizaciju, način odobravanja i potrebe svojih putnika. Zato ne postoji jedan model koji jednako odgovara svima.

Ako želite vidjeti može li se i vaš način organizacije službenih putovanja pojednostaviti, razgovarajmo o tome kako danas izgleda vaš proces, gdje nastaje najviše administracije i kako bi suradnja s vanjskim partnerom mogla izgledati u praksi.

Bez kompliciranih procedura i bez potrebe da unaprijed mijenjate način rada. Prvi korak je jednostavan razgovor.